Ze života datového detektiva II: Projekťák | Mňamka #249

Každý projekťák řeší nesčetnou spoustu věcí, které ho každý den potkávají. Jaké to jsou právě v Bizztreat? Kdo je u nás projekťák? Jak vlastně děláme project management? 

Každý z nás v životě určitě řídil nebo se podílel na řízení nějakého projektu. Ať už v dětství při stavění prvního bunkru, organizaci Majálesu nebo v rámci školního projektu.

Těmito “projektíky” jsem si taktéž prošel, ale s řízením IT/Data projektů jsem se setkal poprvé na fakultě Informatiky a Statistiky VŠE v Praze. Na project managementu mě vždycky bavilo něco řídit, posouvat, checkovat si, že jdeme správnou cestou, komunikovat, dodávat přidanou hodnotu a i to něco navíc (nadchnout klienta).  

Projektové řízení, z mého pohledu, vyžaduje určitou disciplínu, nadhled, sebedůvěru, všímavost, ale taky zápal věci dotáhnout do zdárného konce.  To, jak ale vypadá opravdový data project management, jsem se naučil až v Bizztreatu a nyní bych se s vámi rád podělil, jak vypadá náplň takového datového projekťáka v Bizztreat.

Trello 

V Bizztreat projekty řídíme především pomocí nástroje Trello. Máme v současné době asi 30 nástěnek - co klient a projekt, to nástěnka. Jedná se o klasický kanban board, kde ve spolupráci s klientem sledujeme jednotlivé úkoly, které vedou ke splnění projektu. 

Na každé nástěnce máme naší best practice vybroušenou flow několika stages, mezi kterými se úkoly (kartičky) postupně přesouvají zleva do prava. Těmito stages jsou:

Wishlist

• sem patří tickety, na kterých bude chtít zákazník v budoucnu pracovat, pak taktéž nápady (tickety na zlepšení, apod.) jak už od zákazníka nebo i od Bizztreat

ToDo

• sem patří tickety, které jsou ready k práci, tj. jsou schválené a může na nich kdykoliv začít pracovat

Waiting For

• sem patří tickety, na kterých není možné z jakéhokoliv důvodu možné pokračovat (chybí nám info/data od zákazníka, apod.)

Preview

• sem patří kartičky, které zrovna začínám dělat, tj. potřebuješ třeba udělat odhad nějak task analyzovat, tj. jak budeš postupovat, dat si k němu úvodní call s někým? Tohle je to správné místo!

Doing

• sem patří jen ty kartičky, na kterých se reálně pracuje

Review

• sem patří ty kartičky, které jsou hotové a připravené na interní Review od někoho z Bizztreat

Validation

• sem patří kartičky, které prošly naším interním review a jsou ready pro zákaznickou validaci

Done

• zde jsou kartičky, které jsou hotové, tj. prošly jak naším review tak klientskou validací a klient je uznal za splněné/hotové

Project based

• tasky, které souvisí s projektem, tj. billable, non-billable a Project Management

Jednotlivé kartičky jsme taktéž vytunili pomocí vylepšení jako vlastní pole (kdo zadal ticket, kdo dělá review a validaci, jaký je odhad, apod.), stárnutí karet (karty, na kterých se nic neděje déle jak týden ztmavnou), workflow v Butleru (např. když vytvořím novou kartičku, tak se automaticky doplní defaultní ToDo list), atd. Samozřejmě nesmí chybět ani štítky, které ukazují na první dobrou o jak velký úkol se jedná.

Roadmapa

Abychom to Trello měli čím naplnit, je potřeba se stýkat s klientem a vést si nějakou roadmapu. Roadmapy stanovujeme dle potřeby klienta na kvartální, půlroční či roční bázi, v závislosti na tom, jak dynamický je klientův byznys a požadavky.  Roadmapa je projekťákův plán, kam se má projekt za dané období ubírat a co by ideálně na konci daného časového období mělo být hotové. 

Meetingy

Daily Sync

• Tento meeting trvá 15 min a účastní se jej všichni členové týmu (vede jej team leader). Probírají se jednotlivé projekty - na čem se pracovalo včera, co bude dnes, máme nějaký blocker? 

Weekly sync

• V rámci kontaktu s klientem vyhodnocujeme a nastavujeme práci na projektu v úzké kooperaci. Zpravidla se stýkáme jednou týdně na cca 30 minut, kde v Trello projdeme, na čem jsme pracovali, co se podařilo udělat, na čem budeme pokračovat nebo kde jsme se případně zasekli. Weekly syncu se účastní zpravidla zástupci BI a stakeholders, kteří mají zájem na syncu být.

Audit/Retrospektiva

• Jednou za rok, půlrok či kvartál děláme s klientem tzv. audit či retrospektivu, kde si shrneme naši spolupráci za dané období. Co se povedlo, nepovedlo, jaká jsou ponaučení, co se dá zlepšit, apod. Důležitý je zde především feedback od klienta. Auditu či Retrospektivy se většinou účastní všichni stakeholders ze strany klienta.

Theme Review

• Theme review máme s klientem zpravidla jednou měsíčně a čím dál tím víc přicházíme tomuto setkání na chuť. Cílem tohoto meetingu je se setkat se všemi zainteresovanými stakeholders a projít možná témata, která je zajímají, protože kromě dané roadmapy se v rámci vývoje vyskytuje mnoho požadavků z různých koutů byznysu, které jsou velmi důležité a je třeba je naplňovat. Na Theme review se tyto požadavky projdou a stanoví se téma či témata, kterými se např. daný měsíc budeme zabývat. 

Ad-hoc meetingy

• Ad-hoc meetingy v rámci vývoje jsou a budou. V BT se snažíme vše vytvářet tak, aby přidaná hodnot pro zákazníka byla co nejvyšší a nevytvořili jsme něco, co nakonec nepřinese klientovi pořádnou hodnotu. Proto je třeba se jednou za čas setkat v kanceláři, na Zoomu či si zavolat a rychle něco dovyjasnit přes telefon.

Controlling

Každý projekťák, dle mého názoru, musí držet otěže projektu a i kdyby ho vzbudili ve 2 hodiny ráno, tak vědět, zda je projekt v pohodě nebo ne.  Podle mě není horší situace pro projekťáka, než když projekťák neví, jak na tom vlastně projekt je. 

K přehledu o jednotlivých projektech nám slouží a pomáhá především naše vlastní BI, které jsme dříve realizovali přes Bizzflow a Tableau a nyní Tableau nahradila GoodData.

Sledujeme počet billable vs. non-billable odpracovaných hodin, utilizaci jednotlivých členů projektu, odhady úkolů vůči realitě, celkový budget projektu vs. reality, apod. Pokud někde vidíme, že nám něco uniká nebo se nám něco nezdá, je třeba to hned otevřít a začít řešit. Jak říkáme: “Překvapení patří na Vánoce, ne do datového projektu.”

Time Management

Správný BT projekťák, dle mého názoru, by měl umět pracovat s časem, který má. Pracovat do 3h do rána, aby se stihl ten či onen termín není dlouhodobě udržitelné řešení. Proto si myslím, že je potřeba si nastavovat s klientem reálná očekávání a budovat vzájemnou důvěru tak, aby se nejelo přes závit. Dalším bodem Time Managementu je i to, že by vám měl, kromě práce na projektu, zbýt i čas na to si třeba hodit do kalendáře 1-2-1 s člověkem, který na projektu vyšívá s vámi a pobavit se o tom, jak se v projektu cítí, zda nepotřebuje větší support nebo ho pochválit za super job.

Support

Nezbytnou součástí projekťákova života je odhazovat klacky, které jemu či ostatním členům projektu, osud hází pod nohy. Pomáhá lidem, kteří na projektu pracují, pomáhá v adopci koncovým uživatelům, vysvětluje složitější postupy, atd.

Jak se však říká: “Nikdo učený z nebe nespadl” a tím se v BT řídíme i my. Pokud si projekťák neví s něčím rady, je tu spousta kolegů, na které se může obrátit a problém s nimi diskutovat, vyřešit či si jen nechat poradit. Ve většině případů, po krátkém rozhovoru s kolegou, na řešení přijde sám.

Kdo je v BT projekťák?

V Bizztreat může být projekťákem opravdu skoro každý, kdo k tomu má alespoň nějaké vlohy a chce jím být (nikdo není nucen). Nikomu nebráníme, aby se realizoval na projektu, na kterém zrovna dělá, když je plný super nápadů, rád komunikuje s klientem a má cit posouvat projekt dál.
Koho lze v BT určitě označit za projekťáky? Tak určitě to jsou naši team leaders, ale jak jsem již psal, jsou zde i team members, kteří si vzali některé projekty pod svá křídla a a project management je pro ně příjemnou součástí každodenních aktivit.

Závěrem

Myslím že na toto téma bych dokázal psát či diskutovat ještě dlouhé hodiny, protože project management mě opravdu baví, ale věřím, že to nejdůležitější jsem dnes už napsal a pokud vás něco zaujalo nebo byste si chtěli o tom popovídat víc do hloubky (třeba u kafe), určitě se ozvěte, budu rád. 

Zapomněl jsem na něco? Chcete se na něco zeptat? Napište mi. Rád to s vámi proberu.

Patrik