Je fakt naprosto SUPER, že prakticky nepoužíváme emaily ... | Mňamka #8

U datových detektivů je naprosto normální nepoužívat email pro interní komunikaci. Není to řízeno žádnou směrnicí či pravidlem. Prostě jej přirozeně nepoužíváme. Email má totiž spoustu neduhů, které jsou spojeny s dobou jeho vzniku a na které nedokázal reagovat s tím jak se rozvinul svět kolem něj. Ostatně víte, že první e-mail odeslal v roce 1971 programátor Raymond Tomlinson? Taky se těšíte, že příští rok oslavíme padesátileté výročí? ;)

Svět kolem nás totiž produkuje neuvěřitelné množství informací, které mají někteří lidé stále potřebu koncentrovat do emailu. V roce 2019 na celém světě  odešlo 293 miliard emailů každý den? Nechávají si tam zasílat chtěně i nechtěně informace o tom co je nového na webových stránkách. Přicházejí tam návrhy kontraktů, kontaktují je tam noví zákazníci a jsou tam informace o vývoji všech projektů na kterých jsem kdy spolupracoval a spousta notifikací. No to by v tom byl čert, aby se nakonec nestalo, že má člověk i klidně několik tisíc nepřečtených zpráv. Dokonce se stalo, že nám jeden zákazník počtem nevyřízených emailů demonstroval a zdůvodňoval svou zaneprázdněnost. Můj kolega Radovan mu poradil, ať těch několik tisíc emailů smaže, protože už si stejně nikdy nenajde čas na jejich přečtení a jen ho to uvádí do stresu. A on to fakt udělal a ještě si to natočil na video, které nám poslal, wow. A víte co se stalo? Nic, vůbec nic. Ty informace totiž ztratili svou hodnotu a počet nepřečtených zpráv ho jen stresoval.

Čím víc budeme email využívat, tím dříve se stane “dejchavičným”. Určitě do dnešního světa stále patří a těžko bez něj existovat, ale jeho používání vždy minimalizujeme na nezbytné minimum. Email si za dlouhá desetiletí udržel status rychlejšího komunikačního nástroje, než je poštovní dopis. V tom je skvělý a vlastně jej používáme právě k jeho nahrazení. Tak jako online meeting neodstranil klasický telefonický hovor, myslím si, že ani jakýkoli chat nedokáže odstranit email úplně, což určitě není ani potřeba. Například pro formální sdělení nebo předání oficiálního dokumentu je skvělou volbou i dnes.

Hlavní alternativou k emailu je u nás Slack. Je to nástroj, který dokáže přehledně vést komunikaci o všech projektech a týmech v příslušných kanálech. Vy se stáváte pouze odběrateli kanálů, které jsou pro Vás relevantní a kolegové či Vaši zákazníci Vás označí, pokud potřebují Vaši reakci. Pokud by vše ve Slacku bylo označeno jako nepřečtené (tak jako v emailu), težko bych si někdy našel čas přečíst úplně vše. Ale hlavně bych přišel o to opravdu důležité, co se mě skutečně týká. Třeba mě napadá jak si pročistit email od zpráv které se týkají projektu na kterém jsem přestal pracovat? Jak získat kontext komunkace o projektu do kterého jsem vstoupil v jeho průběhu a tím pádem mě kolegové neposlali desítky či stovky emailů? Ve Slacku se prostě jen přihlásím či odhlásím k odběru kanálu daného projektu na kterém participuji. Myslím, že další skvělou výhodou je to, že v emailu si musíme vše organizovat sámi zatímto v nástroji jako je Slack si vlastně s organizací pomáháme navzájem. Mailbox je čistě můj a cc nebo dokonce bcc těžko dokáže udržet kolektivní znalost a kontext konkrétního projektu a vlákno dle předmětu emailu to opravdu nenahradí ;).

Prostě zkuste minimalizovat používání emailu. Odhlašte vše co není nezbytně nutné a poohlédněte se po moderních náhradách starého dobrého emialu. Pokud jej nezahltíme, může tady s námi vydržet klidně dalších padesát let a dožít se krásné stovky.

Inspiraci můžete najít i na našem webinář “Jak na online komunikaci”.

• Hlavní nevýhody emailu:
• neumožňuje dobře sdílet informace.
• nemám možnost se z toho opt-outnout -> prestanu cele vlakno sledovat.
• nedá se dobre sdilet historie
• nedá se snadno nahradit jednoho člověka jiným (změny v týmu)
• umožňuje dobre členit topics - lidi můžou snadno měnit subj., stejnej subj. pouzivat pro novy a novy temata apod.