5+2 tipy jak online meetingy dělat opravdu dobře | Mňamka #3

Vypadá to jednoduše. Nahodíte skajp nebo hangout, rozešlete pozvánku a čekáte, až se lidi připojí. Jejda, ono to nefunguje. Na některého účastníka čekáte, on nikde. Nedaří se vám připojit. Lidi si skáčou do řeči a nevíte, jak to zastavit. Z hlasu ve sluchátkách máte divný pocit. Je to vůbec ten skvělej vtipnej Tom, jak ho znám? Na konci frustrace.

Co se nám osvědčilo?

Vyberte si tu správnou platformu pro online meetingy.

Co znamená “tu správnou”? Potřebujete něco, kde se meeting dá snadno a rychle rozjet, protože není nic víc frustrujícího než několik minut strávených nastavováním a startováním meetingu. Důležité je, aby platforma měla skvělý obraz a zvuk a to i na horším připojení. Klíčové je, aby platforma umožňovala co nejjednodušší přípojení účastníka. Ideální je, pokud umožňuje v případě problémů s připojením se do konference připojit aspoň přes telefon (dial in). Naprosto nezbytný je bezproblémový chod na různých zařízeních tak, aby umožňovala přechod účastníka mezi zařízeními v průběhu konference. WhatsApp, Messenger nebo Skype bohužel z těchto důvodů nejsou vhodné nástroje

Choďte včas.

To platí pro plánované online meetingy stejně, ne-li víc, jak pro ty osobní. Je třeba počítat s tím, že technika může selhat. Že budete mít problém s připojením, s mikrofonem atp. Pro ostatní je frustrující, když z 15min. plánovaného meetingu 10min. čekali na vás.

Používejte kamery, co to jde.

Lidé se tomu brání. Nechtějí, abyste je viděli v županu rozcuchané. Často si lidé myslí, že na videu “vypadají blbě”. Používání videa má ale zásadní přínosy. Jednak vidíte, jak lidi reagují, jak vnímají a tahle vizuální zpětná vazba je v komunikaci strašně důležitá. Když pouze slyšíte hlas, často můžete dojít k chybnému úsudku, jak váš kolega vnímá, o čem diskutujete, než když ho u toho vidíte. Druhý zasadní prvek je udržení pozornosti. Zrovna dneska mi Qčko vyprávěl příběh, jak jeho dcera byla nadšená, protože měli prvni vyučovací hodinu online. Učitelka na začátku vydala příkaz “a teď si vypněte webkameru”... a žáci mohli vesele dělat cokoli, jen ne vnímat výklad, protože na ně zkrátka nebylo vidět.

Online meetingy dobře moderujte.

Vypadá to jednoduše. Bohužel všechny video konference trpí nepatrným zpožděním. Díky síti každý z účastníků má tedy malinko jiný čas. Když někoho oslovíte, počítejte s tím, že až 1sec může trvat, než vás reálně slyší, i když to tak nevypadá. Není hluchý. Jen váš hlas má větší zpoždění. Bez dobrého moderování to potom může vypadat tak, že si lidé vzájemně skáčou do řeči, následně se omlouvají a výsledek je nepřehledný maglajs.

Ten, kdo nemluví si vypíná mikrofon (mute).

Vždycky může být slyšet automatická pračka, projíždějící sanitka, křičící dítě, nebo úpětní rdoušené brunety v televizi vedle v obýváku. Mikrofony často takový rušivý zvuk snadno zachytí a systém jej zesílí, protože “má pocit”, že to je (díky síle) teď ten hlavní zvuk. A ono ne. Naučte svoje kolegy používat tlačítku mute, případně jejich mikrofon ovládejte vzdáleně. A  bude to mnohem lepší.

Používejte aktivační prvky pro udržení pozornosti.

Mnoho video konferenčních platforem používá celou řadu dodatečných prvků jako je “zvednutí ruky”, když se někdo hlásí o slovo, emotikony, kterými ostatní účastníci mohou reagovat na momentálního řečníka, hlasování apod. Proč to všechno? Potřebujete udržet pozornost. A to se dělá hůř, když nejste spolu v jedné zasedačce.

Zařiďte si online kuchyňku a online hospodu.

Online meeting je super na udržení sociálního kontaktu v době, kdy jsme všichni uvězněni v karanténě (a nebo každý z nás pracuje na jiném kontinentě). Byli jste zvyklí zajít v pátek večer “na skleničku a pokecat”?Udělejte to online. Budete překvapeni, jak zábavné a posilující to může být. Schází vám kuchyňkový pokec u kafe? My jsme v BizzTreat zavedli ve Slacku kanál # kitchen, kde kdokoli, kdo si chce dát pauzu a s někým si prostě jenon vypít kafe, spustí Zoom a vyzve ostatní, aby se - kdo chce - přidal.

Držme si palce. A na viděnou na některém našem webináři:-)

Máte zajem o naše nové webináře? Dejte nám vědět :-)